Přeskočit na hlavní obsah

Konverze a zahraniční dokumenty: Jak se na poště nezbláznit

Pokud jste již někdy pokoušeli provést autorizovanou konverzi u dokumentů zahraničního dodavatele - gratuluji - vítejte do klubu zoufalců. Já se této kratochvíli právě věnuji a tento blog je tedy formou terapie. 

File:Planking at an art gallery opening 2.jpg - Wikimedia Commons
ilustrační obrázek - já po návštěvě pošty


Na všech školeních i u klientů pořád říkám, že elektronizace ve veřejných zakázkách funguje velmi dobře. S jednou jedinou výjimkou - pokud máte vybraného dodavatele ze zahraniční. V poslední fázi zadávacího řízení - tedy dokládání originálů dokladů ke kvalifikaci před podpisem smlouvy - nastávají nepříjemné komplikace. Pojďme se na ně podívat blíže. 

Prvním problémem je samotná elektronická komunikace. Předpokládá totiž, že dodavatel je schopen dokumenty pořídit ve formě elektronického originálu, nebo je autorizovaně konvertovat. Ani jedna z forem není v zahraničí běžná. Některé dokumenty elektronicky jsou (často výpisy z obchodního rejstříku, například v Německu, nebo ve Španělsku), ale bývá problém, že jejich podoba není stejná, jako v ČR. Nejčastěji chybí elektronické podpisy. Kontrolní orgány u dotací se vždy zeptají, zda je to originál, moje zkušenost je taková, že po vysvětlení dokumenty akceptují. Spousta dokumentů je však jen v papírové podobě (podobně jako u nás jsou to často výpisy z rejstříku trestů). A konverzi nemají v podstatě nikde. 

Jak z toho ven? Podle mého názoru existuje pouze jediná metoda - nechat si dokumenty zaslat v listinné podobě a následně si je sám konvertovat. A tady přichází druhý problém. 

Jednoduchá návštěva pošty se totiž snadno promění v noční můru. Dokumenty zahraničních dodavatelů prostě nejsou klasické dokumenty, které se na poště či jiných Czech POINTech konvertují. Jsou v cizím jazyce, obsahují znaky a nejsou podepsány. Pro spoustu zaměstnanců pošty jsou tak nekonvertovatelné. Což však nedává žádný smysl - jedná se o dokumenty v takové podobě, v jaké jsou vydávány orgány druhého státu a v jiné podobě tedy neexistují. Jediný smysl konverze je potvrdit, že donesený dokument se shoduje s elektronickým výstupem - opatřeným autorizační doložkou. 

Jak tento problém řešit? Často to dopadá tak, že se u vás sejde celá pošta a mudruje nad tím, že tyto dokumenty opravdu nejdou konvertovat. Naštvaně je tedy vezmete a pokusíte se o to samé na jiné poště. Až se to podaří. Některé pošty konvertují dokumenty bez podpisu, ale je pro ně nepřekonatelný problém konvertovat dokument se znakem. Na jiné poště s ním nemají problém, ale zase chtějí, aby jste na dokumenty přidal vlastní parafu - což je až skandální, vzhledem k tomu, že se jedná o originál, do kterého nemůžete zasahovat. Každý vybraný dodavatel je pro mne anabáze po pražských a brněnských poštách. 

Změna se ale blíží. Jednou z nejlepších novinek připravované novely je možnost nepožadovat před podpisem smlouvy originály dokumentů, ale spokojit se pouze s kopiemi. Volejte třikrát sláva a vítejte v civilizovaném světě, kde je sken dokumentu normálně uznatelným dokladem! 

Pevné nervy na poště a pamatujte - pracovníci a pracovnice pošty si tahle pravidla nevymysleli. 

Komentáře

Populární příspěvky z tohoto blogu

Metodika MMR k VZMR - chytrý pomocník a ukázka spolupráce s nevládkami

Jak jsem slíbil, v následujících několika příspěvcích budu upozorňovat na zajímavé novinky, které vám možná unikly, ačkoliv by neměly. A první takovou věcí je aktualizovaná metodika MMR k zadávání veřejných zakázek malého rozsahu.  Metodiku najdete zde:  http://www.portal-vz.cz/cs/Jak-na-zadavani-verejnych-zakazek/Metodiky-stanoviska/Metodiky-k-zakonu-c-134-2016-Sb-,-o-zadavani-verejnych-zakazek/Metodiky-specialni-k-zadavacim-rizenim/Metodiky-obecne   Tentokrát se na MMR rozhodli, že k aktualizaci metodiky přizvou i nevládní protikorupční organizace, pro které je právě oblast zakázek mimo režim zákona podstatným tématem. Na aktualizaci se podílely organizace  Econlab z.s. a Oživení o.s., které do finálního textu promítly svou nejlepší praxi. A za tento krok palec nahoru, metodika je jeden z nejlepších dokumentů, jaký pro zakázkáře z dílny MMR vyšel.  Metodika reguluje podstatné parametry zadávání zakázek malého rozsahu, aniž by byla pro zadavatele svazující a kladla na něj

Netransparentní veřejné zakázky malého rozsahu

Dnešní blog bude znovu drobnou terapií. Za poslední dobu se na mne stále častěji obrací klienti, kteří se cítí být poškozeni postupem zadavatele. Do telefonu popisují šílené postupy zadavatelů a když následně zašlou podklady, ukáží se dvě věci: postup zadavatele byl opravdu šílený a jedná se o veřejnou zakázku malého rozsahu.  ilustrační obrázek - můj výraz po přečtení zadávacích podmínek u některých VZMR Klienta tedy informuji, že se tím nedá nic dělat. Většinou je odpovědí rezignace a potvrzení dojmu, že veřejné zakázky jsou žumpa, které se slušné firmy neúčastní. Každý takový klient je pro mne vždycky velkým zklamáním, ale moje přesvědčování, že obchodování se státem není jen pro otrlé, je spíše trapnou útěchou. Vracíme se totiž k tomu, že postup zadavatele byl naprosto šílený. A že proti němu nejde nic dělat. Neinformovat dodavatele o výběru a na jeho urgenci zaslat sdělení, že zakázka byla přidělena jiné nabídce bez dalšího odůvodnění? Žádný problém. Vyřadit dodavatele, který evid