Konverze a zahraniční dokumenty: Jak se na poště nezbláznit

Pokud jste již někdy pokoušeli provést autorizovanou konverzi u dokumentů zahraničního dodavatele - gratuluji - vítejte do klubu zoufalců. Já se této kratochvíli právě věnuji a tento blog je tedy formou terapie. 

ilustrační obrázek - já po návštěvě pošty

Na všech školeních i u klientů pořád říkám, že elektronizace ve veřejných zakázkách funguje velmi dobře. S jednou jedinou výjimkou - pokud máte vybraného dodavatele ze zahraniční. V poslední fázi zadávacího řízení - tedy dokládání originálů dokladů ke kvalifikaci před podpisem smlouvy - nastávají nepříjemné komplikace. Pojďme se na ně podívat blíže. 

Prvním problémem je samotná elektronická komunikace. Předpokládá totiž, že dodavatel je schopen dokumenty pořídit ve formě elektronického originálu, nebo je autorizovaně konvertovat. Ani jedna z forem není v zahraničí běžná. Některé dokumenty elektronicky jsou (často výpisy z obchodního rejstříku, například v Německu, nebo ve Španělsku), ale bývá problém, že jejich podoba není stejná, jako v ČR. Nejčastěji chybí elektronické podpisy. Kontrolní orgány u dotací se vždy zeptají, zda je to originál, moje zkušenost je taková, že po vysvětlení dokumenty akceptují. Spousta dokumentů je však jen v papírové podobě (podobně jako u nás jsou to často výpisy z rejstříku trestů). A konverzi nemají v podstatě nikde. 

Jak z toho ven? Podle mého názoru existuje pouze jediná metoda - nechat si dokumenty zaslat v listinné podobě a následně si je sám konvertovat. A tady přichází druhý problém. 

Jednoduchá návštěva pošty se totiž snadno promění v noční můru. Dokumenty zahraničních dodavatelů prostě nejsou klasické dokumenty, které se na poště či jiných Czech POINTech konvertují. Jsou v cizím jazyce, obsahují znaky a nejsou podepsány. Pro spoustu zaměstnanců pošty jsou tak nekonvertovatelné. Což však nedává žádný smysl - jedná se o dokumenty v takové podobě, v jaké jsou vydávány orgány druhého státu a v jiné podobě tedy neexistují. Jediný smysl konverze je potvrdit, že donesený dokument se shoduje s elektronickým výstupem - opatřeným autorizační doložkou. 

Jak tento problém řešit? Často to dopadá tak, že se u vás sejde celá pošta a mudruje nad tím, že tyto dokumenty opravdu nejdou konvertovat. Naštvaně je tedy vezmete a pokusíte se o to samé na jiné poště. Až se to podaří. Některé pošty konvertují dokumenty bez podpisu, ale je pro ně nepřekonatelný problém konvertovat dokument se znakem. Na jiné poště s ním nemají problém, ale zase chtějí, aby jste na dokumenty přidal vlastní parafu - což je až skandální, vzhledem k tomu, že se jedná o originál, do kterého nemůžete zasahovat. Každý vybraný dodavatel je pro mne anabáze po pražských a brněnských poštách. 

Změna se ale blíží. Jednou z nejlepších novinek připravované novely je možnost nepožadovat před podpisem smlouvy originály dokumentů, ale spokojit se pouze s kopiemi. Volejte třikrát sláva a vítejte v civilizovaném světě, kde je sken dokumentu normálně uznatelným dokladem! 

Pevné nervy na poště a pamatujte - pracovníci a pracovnice pošty si tahle pravidla nevymysleli.